Как не допустить перегрузок на работе

Тенденции развития финансового сектора таковы, что повсеместно стремительно внедряются методы и стандарты, используемые на мировом рынке, в частности при составлении финансовой и управленческой отчетности, применении новых критериев оценки капитала и т.д. В то же время бизнес не стоит на месте, и уже с его стороны выдвигается достаточно много требований по раскрытию информации по продуктам, операциям, сегментам и прочим параметрам, позволяющим быть максимально эффективными в своей деятельности.

С другой стороны, ни для кого не секрет, что сотрудники бухгалтерских и финансовых служб все чаще сталкиваются с ситуацией, при которой программное обеспечение оставляет желать лучшего, возможности расширения штата невелики, профессиональный уровень новых сотрудников требует развития, а требования руководства в отношении качества и сроков только ужесточаются. Наверняка многие не раз наблюдали сотрудников, постоянно задерживающихся в офисе, не раз слышали разговоры коллег о сложностях с отпуском из-за сроков сдачи отчетности, а также руководителей, находящихся в постоянном цейтноте.

Самый распространенный вариант решения таких проблем — это оптимизация программного обеспечения.

Оптимизация программного обеспечения

В отличие от компаний банки, например, при составлении финансовой отчетности по российским правилам бухгалтерского учета, сильно ограничены в выборе программ, позволяющих его формировать, а также в возможности операционных систем и хранилищ, поставляющих данные для отчетности. Если речь идет о западных системах, то все учетные и операционные процессы выстроены именно под западные стандарты, а для реализации российских требований выделены специальные приложения, на поддержание и обработку данных в которых в итоге и тратится львиная доля времени. Наиболее оптимальный вариант решения в такой ситуации — производить закрытие операционного дня в наиболее сжатый срок, чтобы максимально быстро получать исходные данные для формирования отчетности и оперативно финализировать отчетность. Кроме того, важную роль здесь играют проекты, направленные на эффективную синхронизацию данных во всех участвующих системах и реконсилиацию данных в зависимых типах отчетов.

Альтернативным решением может стать также внедрение новой автоматизированной банковской системы, позволяющей максимально эффективно собирать, регистрировать, измерять и обобщать качественную и количественную информацию, вести в электронном виде документооборот, хранить историческую информацию.

Эта система должна быть гибкой к любым изменениям — как со стороны бизнеса, так и со стороны регуляторов. Одним из важных критериев такой системы должна быть ее масштабируемость, возможность адаптироваться к большему количеству операций и одновременно оставаться производительной при подключении большего количества ресурсов круглосуточно. В данном случае можно привести пример системы по хранению и организации хозяйственного документооборота, позволяющей обрабатывать большое количество первичных и подтверждающих документов, которые могут инициироваться и храниться во всех регионах страны, а операционный центр по обработке таких документов централизован и находится в головном офисе. Основные требования к такой системе включают хранение, маршрутизацию, бесплатное и беспрепятственное подключение новых рабочих мест, в том числе и удаленных по регионам, поддержание объемов.

В нашей практике в качестве такого примера можно привести систему учета, которая после объединения компании с другим банком позволила оптимизировать весь хозяйственный документооборот при постоянно возрастающем росте бизнеса и централизации функций бэк-офиса. При этом на сотрудников бухгалтерской службы возложены исключительно функции по количественной и качественной оценке документов, а весь процесс обработки документов автоматизирован и находится внутри этой системы. Кроме того, эта система фактически стала бэк-офисом финансовой дирекции банка, поскольку на нее возложены функции формирования платежных и расчетных документов по хозяйственной деятельности, выгрузке данных в первичные операционные системы банка, реализации ряда алгоритмов и настроек, позволяющих получать данные для управленческой отчетности.

Важно! Реконсилиация (англ. — reconciliation):
1) согласование, сверка, выверка, поиск расхождений;
2) примирение;
3) урегулирование, улаживание

Организационная работа

Следующим и наиболее адекватным решением проблемы перегрузок сотрудников при росте бизнеса, очевидно, является организационная работа. Больше внимания здесь должно уделяться приоритезации задач, определению наиболее адекватных целей и планированию рабочего времени. Если говорить про отчетность, то обычно процессы делятся на «рутину», «обязательную отчетность» и проекты, связанные с оптимизацией. «Рутина» — это самый непростой участок, где сотрудники могут быстрее всего «профессионально выгореть». Обычно эта деятельность связана с выполнением контрольных процедур для отчетности, открытием счетов, документооборотом. В зависимости от типа банка и организационной структуры сотрудники могут выполнять частично функции бэк-офиса, фронт-офиса, бухгалтерского работника. При росте бизнеса соответствующая нагрузка возрастает. В данном случае одним из решений может стать эффективное выстраивание процессов, четкая регламентация рабочего дня, автоматизация тех процессов, на которые тратится больше всего времени, а также график работы, позволяющий наиболее эффективно использовать человеческие ресурсы.

«Обязательная отчетность», говоря на сленге банка, — это те условные 10 дней, которые тратятся только на формирование данных и подготовку ежемесячных форм согласно требованиям Банка России. Отчетность, в зависимости от ее типа, может быть и оперативной (ежедневной), и квартальной, и годовой. Это как раз тот участок, где консолидируется наибольшее количество усилий сотрудников. В этом процессе значимую роль играет взаимодействие подразделений и хорошее программное обеспечение. Планирование времени обычно производится под каждый цикл подготовки той или иной отчетности.

Проекты, связанные с оптимизацией, — это часть, которая регламентируется процедурами проектного офиса. В данном случае решающее значение будут иметь договоренности о степени вовлеченности того или иного сотрудника, его совмещении проектной работы с основной деятельностью, а также понимание того, кто является его замещающей стороной в случае отсутствия.

Важно! Фронт-офис (от англ. front-office) — подразделение банка, где происходит непосредственное заключение сделок. Фронт-офис кредитной организации занимается обработкой кредитной заявки или заявки на открытие депозита, начиная с прихода клиента в отделение банка (точку продажи, интернет-ресурс, call-центр и др.) и заканчивая заключением сделки.

Бэк-офис (от англ. back-office) — подразделение банка, выполняющее операции по оформлению, учету и регистрации сделок с ценными бумагами, расчетам с клиентами и т.п.

Мотивация

Мотивация сотрудников — это третий фактор, который позволяет сохранить команду и получить достойный результат. Если этому не уделять внимания, то рано или поздно у сотрудников возникнет ощущение бесполезности, ненужности и необъективной оценки со стороны руководства. В этом случае любые проекты по оптимизации перестанут играть роль, текучка персонала только увеличится, а амбициозные проекты бизнеса будут плохо реализованы или останутся такими проектами лишь на бумаге.

«Актуальная бухгалтерия», N 2, февраль 2014 г.

Еще статьи из этого раздела

• Создание российского суда по правам человека: поиск рационального зерна
• Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ
• Нужно ли возвращать обязательную нотариальную форму для сделок граждан с недвижимостью?
• И снова изменения в Налоговом кодексе
• Распространение рекламных материалов нужен ли НДС?